# Abnahmeprotokoll erstellen

> Wie mache ich eine digitale Abnahme oder Übergabe mit der Fairwalter Abnahme App?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein digitales Abnahme- und Übergabeprotokoll in der Fairwalter Abnahme App erstellen. Die Anleitung führt Sie durch alle Schritte des Prozesses: vom Starten der Abnahme über die Dokumentation von Raumzuständen und Schäden bis hin zur digitalen Unterschrift und der abschliessenden Synchronisation mit Fairwalter.

Wichtig ist, dass Sie zuvor die [Integration](/abnahme-app-einrichten/) durchgeführt haben und die Abnahme App auf Ihrem Smartphone oder Tablet (iOS oder Android) installiert haben oder sie als Web-App im Browser nutzen.

**NOTIZ:** Es gilt zu beachten, dass Benutzer den entsprechenden [Mandaten im Fairwalter zugewiesen](/benutzer-einem-mandat-zuweisen/) sein müssen, um die relevanten Abnahmen in der Abnahme-App angezeigt zu bekommen.​

## Vorbereitung: Ein- und Auszug in Fairwalter

Kurz zusammengefasst: Jedes Mal, wenn Sie in Fairwalter einen Mietereinzug oder einen Mieterauszug abschliessen, haben Sie im Anschluss die Möglichkeit, eine Abnahme zu erstellen.

Sobald der Prozess in Fairwalter abgeschlossen ist, steht das Abnahmeprotokoll in der Abnahme App zur Bearbeitung bereit.

Weitere Informationen zu den vorgelagerten Prozessen in Fairwalter finden Sie in diesen Artikeln: [Neuen Vertrag erfassen](/vertrag-erfassen/) für Einzüge und [Kündigung erfassen](/mietvertrag-kuendigen-mieter-innenauszug/) für Auszüge

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## Abnahme in der App starten

Melden Sie sich in der Abnahme App an. Sie befinden sich nun auf dem **Dashboard**.\
Dort sehen Sie drei Kategorien: **Neu** (zukünftige Abnahmen), **In Bearbeitung** und **Abgeschlossen**.

[Bild: Übersicht der Abnahme App mit den Kategorien «Neu», «In Bearbeitung» und «Abgeschlossen» und Kalender]

Um eine neue Abnahme zu starten, klicken Sie auf **Neu** und wählen die entsprechende bevorstehende Abnahme aus.

Im Reiter **Allgemein** können Sie nun das Datum prüfen und beim Punkt **Mietparteien** auswählen, um was für eine Abnahme es sich handelt (z. B. _Aus- und Einzug_, _nur Einzug_ oder _nur Auszug_).

Wählen Sie unter **Strukturvorlage** eine Vorlage (z. B. _2.5 Zimmer Standard_), die für das Objekt passt, und klicken Sie unten rechts auf **Weiter**.

[Bild: Reiter «Allgemein» in «Abnahme erstellen» mit Datum, «Mietparteien» und «Strukturvorlage» markiert]

Im nächsten Reiter **Struktur** sehen Sie eine Checklisten-Vorschau der konfigurierten Räume (wie _Wohnzimmer_, _Zimmer_, _Bad_ etc.). Wenn alles stimmt, klicken Sie unten rechts auf den blauen Button **Abnahme erstellen**. 

[Bild: Reiter «Struktur» mit der Raumliste, Schaltfläche «Abnahme erstellen» unten rechts markiert]

Das Protokoll öffnet sich und auf der linken Seite erscheint nun die Navigation. Die ersten drei Registerkarten (_Abnahme_, _Auszug_, _Einzug_) sind bereits **automatisch mit den Daten aus Fairwalter ausgefüllt** (z. B. Datum, Bewirtschafter, Hauptobjekt) und mit einem grünen Haken markiert.

[Bild: Geöffnetes Protokoll, links vorausgefüllte Registerkarten «Abnahme», «Auszug» und «Einzug» mit grünem Haken markiert]

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## Räume prüfen (Ampelsystem, Fotos & Kosten)

Unter den ersten 3 Registerkarten finden Sie die entsprechenden Räumlichkeiten (z. B. Wohnzimmer, Bad, Küche). Wenn Sie auf einen Raum klicken, sehen Sie alle relevanten Bauteile und können diese Liste mit dem Mieter durchgehen.

 _Tipp: Um Zeit zu sparen, können Sie die Ampelfelder ganz oben nutzen, um eine Farbe für alle Bauteile in diesem Raum gleichzeitig zu übernehmen._

**Das Ampelsystem:**

-   🟢 **Grün:** Alles in Ordnung.
-   🟡 **Gelb:** Normale Abnützung.
-   🔴 **Rot:** Übermässige Abnützung / Schaden.

[Bild: Raum «Wohnzimmer» mit Bauteilen, Zustandsleiste «Neu i.O.», «Normale Abnutzung», «Übermässige Abnutzung» markiert]

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## Schäden erfassen & berechnen

-   **Kommentar-Pflicht:** Sobald Sie ein Bauteil mit **Rot (übermässige Abnützung)** markieren, **müssen** Sie zwingend einen Kommentar hinzufügen, um den Schaden zu beschreiben.
-   **Kosten hinterlegen (Lebensdauertabelle):** Sie können bei Schäden einen Kostenanteil für den Mieter hinterlegen. Tragen Sie entweder manuell eine pauschale Minderwertanforderung ein oder klicken Sie beim Feld **Kostenanteil** auf das **Taschenrechner-Symbol**. Dort öffnet sich die **paritätische Lebensdauertabelle**.
-   **Bilder:** Klicken Sie auf das **Kamera-Icon**, um ein Foto direkt aufzunehmen und Schäden darauf zu markieren, oder auf das **Bilder-Icon** (Mitte), um ein bereits gespeichertes Foto zu hinterlegen.\
    _Hinweis: Sie können Bilder bei **allen** Zuständen (Grün, Gelb und Rot) hinzufügen, um den Zustand des Bauteils vollumfänglich zu dokumentieren._

[Bild: Bauteil mit Schaden: Icons für Bilder, Taschenrechner beim «Kostenanteil» und Feld «Kommentar» markiert]

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## Schlüssel & Schlussbestimmungen

-   **Schlüsselverzeichnis:** Hier prüfen und dokumentieren Sie, ob alle vorgesehenen Schlüssel vorhanden sind. Fehlen Schlüssel, haben Sie auch hier die Möglichkeit, den entsprechenden Kostenanteil einzutragen oder auszurechnen.
-   **Schlussbestimmungen:** Hier sind vordefinierte Texte (zur Kostenübernahme, Haftung etc.) hinterlegt, die Sie bei Bedarf individuell anpassen können.

[Bild: Registerkarte «Schlüsselverzeichnis» mit Schlüsseln je Bereich, Anzahl und vorhandener Menge]

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## Zusammenfassung & Unterschriften

1.  **Zusammenfassung:** Hier wird alles noch einmal übersichtlich aufgelistet (vor allem die Punkte mit übermässiger Abnutzung). Gehen Sie diese Punkte nochmals gemeinsam mit dem Mieter durch.
2.  **Unterschriften:** Nur wenn alles richtig festgehalten wurde und Sie bei **allen anderen Registerkarten einen grünen Haken** sehen, können Sie auf _Unterschriften_ klicken.
3.  **Sperrung (Schlösser):** Jetzt verwandeln sich die grünen Haken in **Schlösser**. Das bedeutet: Das Protokoll ist für Nachbearbeitungen gesperrt. 

:::note
_**Achtung:** Möchten Sie das Protokoll entsperren, klicken Sie auf ein **Schloss**_

_Dabei verlieren Sie die bereits geleisteten Unterschriften. Zum erneuten Unterschreiben klicken Sie einfach wieder auf die Registerkarte **Unterschriften**._
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[Bild: Registerkarte «Unterschriften» mit geöffnetem Dialog für die Unterschrift der Verwaltung]

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## Protokoll generieren & Abschluss

Sobald alle Parteien unterschrieben haben, gehen Sie in die Registerkarte **Protokoll**.

Hier können Sie das Protokoll erstellen und anzeigen lassen.

> 💡 **Wichtig:** Sollte sich das Protokoll nicht erstellen lassen, liegt dies meist daran, dass noch nicht alle Punkte in der linken Navigation einen grünen Haken haben. Um eine Abnahme erfolgreich abzuschliessen, müssen zwingend alle Räume, das Schlüsselverzeichnis, die Schlussbestimmungen sowie die Unterschriften vollständig bearbeitet sein.

Wenn alles stimmt, haben Sie die Möglichkeit, das Protokoll **per E-Mail zu verschicken**. Klicken Sie abschliessend auf die Registerkarte **Abschluss**, um die Abnahme endgültig zu schliessen.

[Bild: Registerkarte «Abschluss» mit «Abnahme abschliessen» und «Abnahme abschliessen und Übergabe erstellen»]

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## Synchronisation & Ansicht in Fairwalter

Nach Abschluss der Abnahme in der App wird das komplette Protokoll automatisch übertragen und ist in Fairwalter ersichtlich.

Sie können das Protokoll auf zwei Wegen einsehen:

-   **Direkt auf dem Objekt:** Das fertige Protokoll ist direkt beim entsprechenden Objekt (Vertrag) hinterlegt.
-   **In der Abnahme-Übersicht:** Klicken Sie oben rechts auf **Hallo, \[Ihr Name\]** > **Integrationen** > **Abnahme App**. Im Reiter **Abnahmen** finden Sie eine Übersicht aller Abnahmen. Klicken Sie beim entsprechenden Protokoll auf das **Auge-Symbol** (Anzeigen), um es zu öffnen und weiterzubearbeiten.

**Details im Protokoll & Weiterverarbeitung:**

-   **Protokolldaten:** In der Detailansicht sehen Sie das unterzeichnete Protokoll-PDF sowie das Abnahmedatum. Unter den Reitern _Einzug_ und _Auszug_ finden Sie alle Kontaktdaten. Im Abschnitt **Schäden und Kosten** finden Sie alle Positionen, die während der Abnahme erfasst und mit **Aufgabe erzeugen** markiert wurden.
-   **Schäden weiterverrechnen:** Sie haben die Möglichkeit, die erfassten Schäden direkt aus dem Abnahmeprotokoll per Knopfdruck an die Mieterpartei weiterzuverrechnen. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie in diesem Artikel: [Schäden aus Abnahme weiterverrechnen](/schaden-aus-abnahme-weiterverrechnen/)

[Bild: Seite «Abnahme App Integration» in Fairwalter, Reiter «Abnahmen» und Augen-Symbol einer Abnahme markiert]

[Bild: Detailansicht eines Objekts in Fairwalter, Abschnitt «Abnahme-/Übergabeprotokolle» markiert]

[Bild: Detailansicht «Abnahme-/Übergabeprotokoll» mit Schäden und Kosten links und Protokoll-PDF rechts]

Informationen zu den Kosten für die Abnahme App finden Sie auf unserer Webseite unter [Preise](https://www.fairwalter.com/preise).

Weitere Informationen aus der Praxis finden Sie in unserem Blog:

[Worauf Vermieter bei der Wohnungsübergabe achten sollten?](https://blog.fairwalter.com/de-ch/worauf-vermieterinnen-bei-der-wohnungsuebergabe-achten-sollten)