Erstellen und verwalten von Nebenkostenkonten zum Bündeln von Kosten und festlegen der Abrechnungslogik
1. Unterschied zwischen Nebenkostenkonten und Buchhaltungskonten
Nebenkostenkonten bauen auf den Buchhaltungskonten auf, und können einem Mietvertrag zugewiesen werden. Ein Nebenkostenkonto kann mit mehreren Buchhaltungskonten verknüpft werden, sodass dort alle Kosten aus diesen Buchhaltungskonten gebündelt werden. Mit dem Nebenkostenkonto wird somit eingestellt, welche Kosten wie verteilt und abgerechnet werden. Das Buchhaltungskonto hingegen dient nur zur Verbuchung der Kosten
2. Nebenkostenkonten konfigurieren
Nebenkostenkonten können im Menüpunkt Nebenkosten und dort im Reiter Nebenkostenkonten erstellt werden. Dazu gibt es folgende Konfigurationsmöglichkeiten für ein Nebenkostenkonto:
- Liegenschaft: Da unterschiedliche Liegenschaften unterschiedliche Konten, und diese wiederum unterschiedliche Konfigurationen aufweisen können, muss jedes Konto pro Liegenschaft einzeln erstellt werden. Konten können allerdings für andere Liegenschaften dupliziert werden, wie weiter unten beschrieben wird.
- Name: Der Name wird zum einen bei der Verteilung verwendet, wird aber auch genau so auf dem Mietvertrag und auf der Abrechnung aufgeführt und sollte somit möglichst aussagekräftig sein
- Typ: Hier kann zwischen Akonto und Pauschal unterschieden werden. Pauschale Konten werden in der Nebenkostenabrechnung nicht aufgeführt, da hier die Kosten zulasten des Eigentümers gehen. Ebenfalls muss deshalb bei der Erstellung von Mietverträgen genau angegeben werden, wie hoch die Pauschale für dieses Konto ist.
- Im Vertrag auflisten: Diese Option muss angewählt werden, wenn Sie das Konto nicht nur als Abrechnungskonto verwenden wollen, sondern es auch genau mit diesem Namen auf Mietverträgen verwenden möchten. Sie können zwar pro Mietvertrag individuell die Konten auswählen, aber wenn diese Option nicht aktiviert ist, steht das Konto nicht zu Auswahl
- Für Abrechnung Verwenden: Nur Konten die diese Option aktiviert haben, werden in der Nebenkostenabrechnung zur Verteilung aufgeführt.
- Verknüpfte Buchhaltungskonten: Sie können ein oder mehrere Buchaltungskonten mit dem Nebenkostenkonto verknüpfen. Für die Abrechnung werden dann alle Kosten, welche im Zeitraum der Abrechnungsperiode verbucht wurden, aus diesen Nebenkostenkonten summiert und anschliessend verteilt. Wenn Sie also mehrere Heiznebenkosten wie z.B. Feuerungskontrolle, Kaminfeger und Heizerlohn haben, können Sie diese in der Buchhaltung getrennt verbuchen und über ein Nebenkostenkonto gemeinsam verteilen.
- Abrechnungsart: Hier kann zwischen Verteilschlüssel und Verbrauch gewählt werden. Beim Verteilschlüssel wir entsprechenden Reiter ein fixer Schlüssel pro Mietobjekt definiert, der bei jeder Abrechnung erneut verwendet wird, während beim Verbrauch jedes Jahr die Verbrauchswerte und allfälligen Fixkosten erneut erfasst werden.
- Einheit: Für den Verbrauch kann ebenfalls die Einheit (z.B. Liter, kW/h, etc.) angegeben werden, nach welcher der Verbrauch gemessen wurde.
In der Übersicht werden alle Konten nach Liegenschaft sortiert angezeigt. Mit einem Klick auf die Zeile einer Liegenschaft (nicht direkt auf den Namen) wird diese ausgeklappt und die bereits erstellten Konten werden sichtbar
3. Nebenkostenkonten erstellen
Neue Nebenkostenkonten können auf drei Arten erstellt werden:
- Über den «+ Neu» Knopf oben rechts können Konten von Hand erstellt werden, wobei alle oben genannten Konfigurationen einzeln gemacht werden müssen
- Es können aber auch einzelne oder mehrere Nebenkostenkonten aus einer bestehenden Liegenschaft für eine andere Liegenschaft kopiert werden. Hierzu müssen die drei Punkte bei der Liegenschaft und die Option Duplizieren angewählt werden. Anschliessend wird abgefragt, welches Nebenkostenkonto in welche Liegenschaft kopiert werden soll. Ebenfalls kann noch gewählt werden, ob die verknüpften Buchhaltungskonten ebenfalls genau so in der Buchhaltung der neuen Liegenschaft verknüpft werden sollen.
- Zu guter Letzt können aber auch Konten aus den Vorlagen erstellt werden. Wir haben einige gängige Nebenkostenkonten vorkonfiguriert, und Sie können diese einfach über den Knopf «Konten aus Vorlage erstellen» auswählen. Falls ein Konto nicht genau ihrer gewünschten Konfiguration entspricht, können Sie dieses im Anschluss immer noch anpassen.
Weitere Informationen aus der Praxis finden Sie in unserem Blog:
Checkliste zur Nebenkostenabrechnung in der Schweiz