Bankkonten erfassen und verwalten

Um Zahlungen abzugleichen oder Rechnungen zu bezahlen, müssen Ihre Bankkonten korrekt im System hinterlegt sein. Obwohl der Erfassungsprozess immer gleich bleibt, unterscheidet Fairwalter je nach Verwendungszweck verschiedene Kontotypen.

1. Liegenschaftskonto (Operativ) Zentrale Bankverbindung der Liegenschaft für Mietzinseingänge und Betriebsausgaben. Hierüber werden QR Einzahlungsscheine generiert und Zahlungen via Camt Import automatisch mit den Mieterausständen verrechnet.
Buchhaltung: Verknüpft mit 1010 (PostFinance), 1020 (Bank 1) oder 1021 (Bank 2).

2. Kreditorenkonto (Zahlungsstelle) Die Bankverbindung, von der aus Sie Rechnungen an Lieferanten bezahlen. Diese Konten werden in der Regel beim Upload von Kreditorenrechnungen automatisch vom System erkannt und angelegt. Es dient als Quelle für den Zahlungslauf (Pain.001 Datei) an Ihre Bank.

3. Kontoverbindung Mieter (Empfängerkonto) Die Privatbank der Mieter. Es wird im Personenprofil hinterlegt, um Guthaben (z. B. aus der Nebenkostenabrechnung) direkt an den Mieter zurückzuüberweisen.

4. Kautionskonto (Sperrkonto) Dient der separaten, gesetzeskonformen Verwaltung von Mieterdepots.

5. Eigentümerkonto (Auszahlungskonto) Wird für Überweisungen an den Eigentümer verwendet. Bei korrekter Verknüpfung mit dem Buchhaltungskonto (z. B. 2850) wird der Name des Eigentümers in der Bilanz automatisch in Klammern angezeigt.
Buchhaltung: Verknüpft mit der Kontogruppe 2850 (Eigentümer)

Im Stockwerkeigentum stehen im Modus STWEG die Typen Liegenschaftskonto, Erneuerungsfonds, Kreditorenkonto und Kontoverbindung Eigentümer zur Auswahl. Eigentümerkonto, Kontoverbindung Mieter und Kautionskonto entfallen.

• Liegenschaftskonto: Zentrale Bankverbindung der Liegenschaft für die Zahlungseingänge der Eigentümer und die Betriebsausgaben. Zahlungen via Camt Import verrechnet Fairwalter automatisch mit den Ausständen der Eigentümer.
• Erneuerungsfonds: Separates Bankkonto der Stockwerkeigentümergemeinschaft für den Erneuerungsfonds.
  Buchhaltung: Verknüpft mit 1401 (Erneuerungsfonds Bank 1) bis 1405 (Erneuerungsfonds Bank 5).
• Kontoverbindung Eigentümer: Die Privatbank eines Eigentümers. Sie wird der Person zugeordnet, wie die Kontoverbindung Mieter.

Navigation

Gehen Sie im linken Menü direkt auf den Reiter Bankkonten. Dort finden Sie oben links die Schaltfläche + Neues Bankkonto, um den Erfassungsprozess zu starten.

Typ definieren

Wählen Sie nun aus dem Dropdown den gewünschten Typ Bankkonto aus.

Basisdaten erfassen

Geben Sie zuerst die grundlegenden Informationen zur Bankverbindung ein. Diese sind für jeden Kontotyp zwingend erforderlich:

• Bezeichnung: Wählen Sie einen Namen, den Sie intern sofort wiedererkennen (z.B. «ZKB- Haus Sonnenweg»).

• IBAN: Geben Sie die IBAN ein. Jede IBAN kann in Ihrem Konto nur einmal vorkommen, über alle Kontotypen hinweg. Meldet Fairwalter «Es existiert bereits ein Konto mit der gleichen IBAN.», obwohl Sie das Konto in der Liste nicht sehen, gibt es zwei häufige Gründe:

  • Das Konto ist unter einem anderen Kontotyp erfasst, zum Beispiel als Kreditoren- oder Mieterkonto. Prüfen Sie den Filter nach Kontotyp.
  • Das Konto ist mit einer Liegenschaft verknüpft, die Sie nicht sehen, weil Sie dem Mandat dieser Liegenschaft nicht zugewiesen sind (siehe Benutzer einem Mandat zuweisen). Ein Benutzer mit Zugriff auf dieses Mandat findet das Konto.

  Ändern Sie dann den Typ des bestehenden Kontos (siehe Kontotyp ändern oder Konto löschen) oder führen Sie die Konten zusammen (siehe Zusammenführen von Bankkonten).

• Kontoinhaber: Der Name, auf den das Konto bei der Bank lautet. (wird auch auf dem QR Einzahlungsschein ausgewiesen)

Verknüpfung zu Liegenschaft und Buchhaltung (Nur für Liegenschafts-, Eigentümer- und Erneuerungsfondskonto)

Hier verknüpfen Sie das Bankkonto mit der passenden Liegenschaft und dem Konto aus Ihrem Kontoplan:

• Liegenschaftskonto: Verknüpfung meist mit 1010 (PostFinance), 1020 (Bank 1) oder 1021 (Bank 2).

• Eigentümerkonto: Verknüpfung mit dem Eigentümer-Konto (z. B. 2850 – 2855).

• Erneuerungsfonds (STWEG): Verknüpfung mit 1401 (Erneuerungsfonds Bank 1) bis 1405 (Erneuerungsfonds Bank 5). Andere Buchhaltungskonten lässt Fairwalter für diesen Typ nicht zu.

⚠️Ein Bankkonto (z. B. Bank 1) kann für mehrere Liegenschaften gleichzeitig verwendet werden.

Ein Liegenschaftskonto können Sie zugleich mit Mietliegenschaften und mit STWEG-Liegenschaften verknüpfen. Haben Sie beides, zeigt Fairwalter die Verknüpfungen in zwei Tabellen Miete und STWEG, auch im Reiter Liegenschaften des Bankkontos. Jede Tabelle bietet nur die Liegenschaften und Buchhaltungskonten ihres Modus an, denn STWEG-Liegenschaften haben einen eigenen Kontenplan.

Nach der Verknüpfung erscheint die Bezeichnung des Bankkontos automatisch in Klammern hinter dem Buchhaltungskonto (in der Bilanz).

QR-Integration (Nur für Liegenschaftskonto)

QR-IBAN: Geben Sie hier zwingend die QR-IBAN Ihrer Bank ein.

• Die QR-IBAN ist nicht identisch mit Ihrer normalen IBAN. Sie erkennen die QR-IBAN daran, dass der zweite Zahlenblock zwischen 3000 und 3999 liegt (Beispiel: CHxx 3xxx…).

• Standardkonto: Aktivieren Sie das Häkchen Als Standardkonto festlegen, damit dieses Konto automatisch für alle Rechnungen dieser Liegenschaft verwendet wird.

⚠ Ohne die korrekte QR-IBAN können keine Einzahlungsscheine an Mieter versendet werden.

Mieter-Zuweisung (Nur bei Kautions- und Mieterkonto)

Bei diesen Kontotypen erscheint ein zusätzliches Feld, um die Bankverbindung einer spezifischen Person zuzuordnen:

• Mieter auswählen: Wählen Sie im Dropdown den entsprechenden Mieter aus.

• Nutzen: Damit ist das Konto direkt mit dem Mietverhältnis verknüpft. Dies ist die Voraussetzung, um Kautionen korrekt zu verbuchen oder Nebenkosten-Guthaben direkt an die richtige Person auszuzahlen.

Bei der Kontoverbindung Eigentümer (STWEG) heisst das Feld Eigentümer.