Mahnwesen & Kontoauszüge

Wie kann man Mahnungen in Fairwalter erstellen und Kontoauszüge für Mieter exportieren?

Leider kommt es immer mal wieder vor, dass ein Mieter mit Zahlungen im Rückstand ist. Um hier rechtzeitig eingreifen zu können ist es wichtig Mahnungen zu versenden. Mit Fairwalter ist es möglich schnell und einfach Mahnungen zu erstellen.

Des Weiteren können im Handumdrehen auch Kontoauszüge für Mieter erstellt werden.

Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie vorgehen müssen.

Mahnungen erstellen

Kontoauszug für Mieter erstellen

Klicken Sie zuerst auf Mahnwesen. Anschliessend können Sie die Filter verwenden, um z.B. nur überfällige Mieter, oder Mieter mit einer bestimmten Mahnstufe anzuzeigen.

Kontoauszüge

Klicken Sie jetzt auf das Auge bei dem entsprechenden Mieter, um den jeweiligen Kontoauszug angezeigt zu bekommen. Um den Auszug herunterzuladen, klicken Sie unten rechts auf Herunterladen.

Der Kontoauszug zeigt auch Guthaben des Mieters aus der Nebenkostenabrechnung: das Guthaben in der Spalte Haben, die Auszahlung an den Mieter in der Spalte Soll. Haben Sie das Guthaben über Guthaben verrechnen mit einer Rechnung verrechnet, erscheint keine Auszahlung; das Guthaben mindert den Saldo direkt.

Im Mahnwesen erscheinen nur Mieter mit offenen, teilbezahlten oder überbezahlten Rechnungen. Den Kontoauszug eines Mieters ohne offene Rechnungen, zum Beispiel eines ehemaligen Mieters, laden Sie unter Kontakte herunter: Klicken Sie in der Zeile der Person auf die drei Punkte und wählen Sie Kontoauszug.

Mahnungen erstellen

Um Mahnungen zu erstellen, wählen Sie einen oder mehrere Mieter aus, indem Sie die jeweilige Checkbox anklicken, und dann auf Mahnungen erstellen klicken. Anschliessend müssen Sie im Pop-up-Fenster die entsprechende Kontaktperson auswählen, bevor Sie unten rechts im Fenster auf Mahnungen erstellen klicken.

Wenn Sie nur für bestimmte Posten, Mahnungen erstellen möchten, können Sie auf den Pfeil in der Zeile mit dem betroffenen Mieter klicken, um alle Rechnungen angezeigt zu bekommen. Jetzt können Sie die entsprechende Rechnung auswählen und die Mahnstufe auswählen, die Sie setzen möchten.

Mahnungen anzeigen & herunterladen

Um jetzt die jeweilige/n Mahnung/en angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf den Pfeil am Ende der Zeile des betroffenen Mieters, falls Sie das noch nicht getan haben. Sie sehen jetzt die Rechnungen mit der jeweiligen Mahnstufe angezeigt und können die Mahnungen öffnen, indem Sie auf das Auge klicken und anschliessend die Mahnung als PDF herunterladen.

Mahnprozess zurücksetzen

Eine einzelne Mahnung lässt sich nicht löschen. Wurde eine Mahnung versehentlich oder mit der falschen Mahnstufe erstellt, setzen Sie stattdessen den Mahnprozess der Rechnung zurück:

1. Klappen Sie in Mahnwesen den betroffenen Mieter über den Pfeil am Ende der Zeile auf.
2. Klicken Sie bei der Rechnung auf die drei Punkte und wählen Sie Mahnprozess zurücksetzen.
3. Bestätigen Sie die Rückfrage.

Die Mahnstufe der Rechnung steht danach wieder auf null, und alle zugehörigen Mahndokumente werden entfernt. Die nächste Mahnung für diese Rechnung ist wieder die 1. Mahnung.

Überzahlung an den Mieter zurückbezahlt

Hat ein Mieter zu viel bezahlt und Sie haben ihm den Betrag zurücküberwiesen, gleichen Sie seinen Kontoauszug über die überzahlte Rechnung aus:

1. Klappen Sie in Mahnwesen den Mieter über den Pfeil auf.
2. Klicken Sie bei der überzahlten Rechnung auf die drei Punkte und wählen Sie Ausbuchen.
3. Erfassen Sie im Dialog Rechnung ausbuchen als Buchungsdatum das Datum der Rückzahlung.
4. Wählen Sie als Konto das Konto des Bankkontos, von dem Sie zurückbezahlt haben. Fairwalter schlägt hier ein anderes Konto vor; ändern Sie es.
5. Bestätigen Sie den Dialog.

Fairwalter bucht den Betrag vom Mieterausstand auf das gewählte Bankkonto zurück. Die Rechnung hat danach keinen offenen Betrag mehr, und der Kontoauszug des Mieters ist ausgeglichen.

Soll die Überzahlung stattdessen mit einer anderen Rechnung des Mieters verrechnet werden, wählen Sie bei der überzahlten Rechnung Rechnungsaufteilung.