Buchungen im Stockwerkeigentum

Im Stockwerkeigentum bezahlen die Eigentümer ihre Beiträge im Voraus, gemäss Budget. Nach Ablauf des Jahres vergleicht die Betriebskostenabrechnung die Beiträge mit den effektiven Kosten, und das Budget des Folgejahres stellt die Differenz in Rechnung oder schreibt sie gut. Dieser Artikel zeigt, welche Buchungen Fairwalter dabei in jedem Schritt erstellt.

Wie Sie das Budget erstellen und genehmigen, lesen Sie unter Budget erstellen und genehmigen, wie Sie die Betriebskostenabrechnung verrechnen, unter Abrechnung verrechnen.

Die Konten im Überblick

Konto	Bezeichnung	Wofür
1100	Rückstände Eigentümer	Offene Budgetrechnungen und Zusatzraten
2030	Bisherige Budgetzahlungen Eigentümer	Saldo der Betriebskostenabrechnung, bis das nächste Budget ihn verrechnet
2301	Vorauszahlungen Budgetraten Folgejahr	Zusatzraten, bis das Budget des Folgejahres sie verrechnet
2401–2405	Erneuerungsfonds 1–5	Einlagen in den Erneuerungsfonds
3000	Budgetbeiträge Eigentümer	Kostenanteile aus den Budgetrechnungen
3010	Saldo Betriebskostenabrechnung	Nachzahlungen und Guthaben aus der Betriebskostenabrechnung

Die Kosten selbst buchen Sie wie gewohnt auf die Aufwandskonten, etwa über Kreditorenrechnungen. Erträge wie Diverse Einnahmen (3600) verteilt Fairwalter nur, wenn das Konto einem Betriebskostenkonto der Art Ertrag zugeordnet ist.

Budget genehmigen

Beim Genehmigen erstellt Fairwalter für jeden Eigentümer pro Rate eine Debitorenrechnung, zum Beispiel «Budget 2027, Rate 1/4». Alle Raten bucht Fairwalter sofort, per Genehmigungsdatum, nicht erst per Fälligkeit.

Jede Rechnung setzt sich aus bis zu fünf Positionen zusammen:

Position auf der Rechnung	Soll	Haben
Kostenanteil Budget	1100 Rückstände Eigentümer	3000 Budgetbeiträge Eigentümer
Ertragsanteil (z. B. Diverse Einnahmen)	3600 Diverse Einnahmen	1100 Rückstände Eigentümer
Einlage Erneuerungsfonds	1100 Rückstände Eigentümer	2401 Erneuerungsfonds 1 (bis 2405)
Saldo Vorjahr, bei einer Nachzahlung	1100 Rückstände Eigentümer	2030 Bisherige Budgetzahlungen Eigentümer
Saldo Vorjahr, bei einem Guthaben	2030 Bisherige Budgetzahlungen Eigentümer	1100 Rückstände Eigentümer
Vorauszahlung Zusatzraten	2301 Vorauszahlungen Budgetraten Folgejahr	1100 Rückstände Eigentümer

Ertragsanteil: Er senkt die Rate. Fairwalter verteilt den budgetierten Ertrag nach dem Verteilschlüssel oder Verbrauch seines Betriebskostenkontos.
Einlage Erneuerungsfonds: Fairwalter verteilt sie nach Wertquote. Budgetieren Sie die Einlage auf dem Bankkonto 1401, bucht Fairwalter sie auf den Fonds 2401, bei 1402 auf 2402 und so weiter.
Saldo Vorjahr: Er steht nur auf der Rate, die Sie im Reiter Raten unter Saldo gewählt haben. Woher er kommt, lesen Sie unter Betriebskostenabrechnung verrechnen.
Vorauszahlung Zusatzraten: Sie erscheint nur, wenn auf dem Budget des Vorjahres Zusatzraten bestehen; siehe Zusatzraten.

Beispiel

Für das Objekt von Eigentümer Meier ergibt das Budget 2027 einen Kostenanteil von CHF 4000.00, einen Ertragsanteil von CHF 200.00 und eine Einlage in den Erneuerungsfonds von CHF 800.00. Aus der Betriebskostenabrechnung 2026 schuldet er eine Nachzahlung von CHF 150.00. Das Budget hat 4 Raten, und der Saldo steht auf Rate 1.

Rate 1 beträgt damit CHF 1300.00 und bucht so:

Position auf der Rechnung	Soll	Haben	Betrag
Kostenanteil Budget	1100	3000	1000.00
Ertragsanteil Diverse Einnahmen	3600	1100	50.00
Einlage Erneuerungsfonds	1100	2401	200.00
Saldo Vorjahr	1100	2030	150.00

Die Raten 2 bis 4 betragen je CHF 1150.00, ohne Saldo Vorjahr.

Rundung

Jede Rate rundet Fairwalter auf ganze Franken. Die Differenz trägt der Kostenanteil auf 3000; Ertragsanteil und Einlage in den Erneuerungsfonds bleiben auf den Rappen genau. Weil die Betriebskostenabrechnung die Kosten mit dem Betrag auf 3000 vergleicht, gleicht sie die Rundungsdifferenz automatisch aus.

Zahlungen der Eigentümer

Die Budgetrechnung ist auf das Liegenschaftskonto des Objekts ausgestellt. Die Zahlung buchen Sie wie jede Debitorenzahlung, über den Bankabgleich oder von Hand:

Vorgang	Soll	Haben
Zahlung einer Budgetrechnung	Liegenschaftskonto (z. B. 1020 Bank 1)	1100 Rückstände Eigentümer

Die Einlage in den Erneuerungsfonds bezahlt der Eigentümer mit der Rate auf das Liegenschaftskonto. Auf dem Fonds 2401 steht sie bereits seit der Genehmigung, das Geld aber noch auf dem Liegenschaftskonto.

Fairwalter überträgt das Geld nicht automatisch auf das Bankkonto des Erneuerungsfonds. Überweisen Sie es spätestens vor der Betriebskostenabrechnung vom Liegenschaftskonto auf das Bankkonto des Fonds, damit per Abschluss alles an seinem Ort ist:

Vorgang	Soll	Haben
Übertrag auf den Erneuerungsfonds	1401 Erneuerungsfonds Bank 1 (bis 1405)	Liegenschaftskonto (z. B. 1020 Bank 1)

Zusatzraten

Ist das Budget des Folgejahres noch nicht genehmigt, stellen Sie mit einer Zusatzrate eine Vorauszahlung darauf in Rechnung. Fairwalter bucht sie per Rechnungsdatum der Zusatzrate:

Vorgang	Soll	Haben
Zusatzrate	1100 Rückstände Eigentümer	2301 Vorauszahlungen Budgetraten Folgejahr
Verrechnung im Budget des Folgejahres	2301 Vorauszahlungen Budgetraten Folgejahr	1100 Rückstände Eigentümer

Die zweite Buchung erstellt Fairwalter, wenn Sie das Budget des Folgejahres genehmigen: Seine Raten enthalten die Position «Vorauszahlung Zusatzraten» und sind um die Zusatzraten tiefer. Auf 3000 bucht dieses Budget trotzdem den vollen Kostenanteil, denn die Zusatzrate hat 3000 nicht berührt.

Betriebskostenabrechnung verrechnen

Die Betriebskostenabrechnung vergleicht pro Eigentümer die Budgetbeiträge der Periode mit seinen effektiven Kosten:

Budgetbeiträge: die Kostenanteile seiner Budgetrechnungen abzüglich der Ertragsanteile. Fairwalter zählt sie, sobald sie in Rechnung gestellt sind, ob schon bezahlt oder nicht. Die Einlagen in den Erneuerungsfonds, der Saldo Vorjahr und die Vorauszahlungen aus Zusatzraten zählen nicht.
Effektive Kosten: sein Anteil am Aufwand abzüglich seines Anteils am Ertrag.

Die Kosten bleiben auf ihren Aufwandskonten stehen, die Budgetbeiträge auf 3000. Fairwalter bucht pro Eigentümer nur die Differenz, per Ende der Abrechnungsperiode:

Ergebnis für den Eigentümer	Soll	Haben
Nachzahlung (Kosten höher als Budgetbeiträge)	2030 Bisherige Budgetzahlungen Eigentümer	3010 Saldo Betriebskostenabrechnung
Guthaben (Budgetbeiträge höher als Kosten)	3010 Saldo Betriebskostenabrechnung	2030 Bisherige Budgetzahlungen Eigentümer

Rechnungen erstellt Fairwalter beim Verrechnen keine. Der Saldo bleibt auf 2030 stehen, bis das nächste Budget ihn verrechnet.

Beispiel

Eigentümer Meier wurden 2027 Budgetbeiträge von CHF 3800.00 in Rechnung gestellt: CHF 4000.00 Kostenanteil abzüglich CHF 200.00 Ertragsanteil. Gemäss Betriebskostenabrechnung 2027 trägt er CHF 4300.00 Aufwand und erhält CHF 180.00 Ertrag, seine effektiven Kosten betragen also CHF 4120.00. Daraus ergibt sich eine Nachzahlung von CHF 320.00:

Vorgang	Soll	Haben	Betrag
Betriebskostenabrechnung 2027 verrechnen	2030	3010	320.00
Budget 2028 genehmigen, Position «Saldo Vorjahr»	1100	2030	320.00

Nach der Genehmigung des Budgets 2028 steht 2030 für Eigentümer Meier wieder auf null, und die Nachzahlung ist eine offene Forderung auf 1100.

Saldo im nächsten Budget

Den Saldo jedes Eigentümers zeigt das Budget des Folgejahres im Reiter Saldo als Saldo nicht verrechnet: die Budgetraten des Vorjahres abzüglich der Effektive Kosten. Beim Genehmigen bucht Fairwalter ihn mit der Position «Saldo Vorjahr» von 2030 auf 1100, wie oben beschrieben.

Ist das Budget des Folgejahres bereits genehmigt, lässt sich die Betriebskostenabrechnung nicht mehr verrechnen, zurücksetzen oder löschen. Öffnen Sie dann zuerst das Budget mit Wieder öffnen.

Saldo eines Verkäufers

Endet das Eigentum eines Eigentümers in der Abrechnungsperiode, erhält er aus keinem Budget mehr Raten, und kein Budget verrechnet seinen Saldo. Fairwalter weist nach dem Verrechnen darauf hin («Der Saldo von … wird mit keinem Budget verrechnet und muss manuell ausgeglichen werden (Konto 2030).»). Sein Saldo bleibt auf 2030 stehen, bis Sie ihn selbst ausgleichen.

Budget wieder öffnen

Öffnen Sie ein genehmigtes Budget mit Wieder öffnen, löscht Fairwalter seine Budgetrechnungen und damit alle Buchungen aus dem Abschnitt Budget genehmigen. Der Saldo des Vorjahres steht dann wieder vollständig auf 2030, die Vorauszahlungen aus Zusatzraten wieder auf 2301. Das ist nicht möglich, sobald auf eine Budgetrechnung eine Zahlung verbucht ist, solange auf dem Budget Zusatzraten bestehen oder wenn das Geschäftsjahr des Genehmigungsdatums gesperrt ist.